Stand: August 2026
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 13 und 14 DSGVO umfassend über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten in dieser Anwendung.
Quotextrana
Frank Netzer
Am Straußenkreuz 41, 40229 Düsseldorf
Deutschland
E-Mail: frank.netzer@nd-digital-ki.de
Daten: E-Mail-Adresse (als Benutzername), gehashtes Passwort, Firmenzugehörigkeit, Rolle (Admin / Nutzer).
Zweck: Bereitstellung des passwortgeschützten Zugangs zur Anwendung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Speicherdauer: Bis zur Löschung des Kontos oder des Unternehmens-Accounts.
Daten: Hochgeladene Dokumente (PDF, DOCX, TXT), Ihre Fragen an den KI-Assistenten sowie die generierten Antworten.
Zweck: Betrieb der KI-gestützten Dokumenten- und Wissenssuche.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Speicherdauer: Bis zur manuellen Löschung durch Sie oder bis zur Löschung des Unternehmens-Accounts.
Alle KI-Modelle werden ausschließlich lokal auf eigener Infrastruktur betrieben (Ollama, Sprachmodell Meta Llama 3; Transkription via OpenAI Whisper). Ihre Eingaben werden nicht an externe KI-Dienste Dritter übermittelt und nicht für das Training der Modelle verwendet. Die Antworten werden automatisch durch KI generiert. Bitte prüfen Sie Ergebnisse vor jeder geschäftlichen Nutzung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Wenn Sie den E-Mail-Agenten aktivieren, verbindet sich die Anwendung über IMAP/SSL mit Ihrem E-Mail-Postfach und liest eingehende E-Mails. Dabei werden verarbeitet:
Diese Daten werden lokal durch die KI analysiert, um Kategorisierungen und Antwort-Entwürfe zu erstellen. E-Mail-Berichte werden für maximal 7 Tage gespeichert und dann automatisch gelöscht.
Hinweis zu Daten Dritter: Die E-Mails enthalten personenbezogene Daten von Absenderinnen und Absendern (Dritte), die keine Einwilligung zur KI-Verarbeitung gegeben haben. Sie sind als Nutzerin oder Nutzer dafür verantwortlich, eine geeignete Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung sicherzustellen (z. B. berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO im beruflichen Kontext).
Zugangsdaten: Ihr IMAP-Passwort wird verschlüsselt (AES-256 via Fernet) gespeichert und nie im Klartext protokolliert.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
Daten: Hochgeladene Vertragsdokumente, Bewertungs-Score, Checklisten-Ergebnisse.
Zweck: KI-gestützte Vertragsprüfung gemäß Ihrer Checklisten-Konfiguration.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Speicherdauer: Bis zur manuellen Löschung oder Konto-Löschung.
Daten: Login-Zeitpunkt, letzte Aktivität, Session-ID (serverseitig gespeichert).
Zweck: Sicherheit und Sitzungsverwaltung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: IT-Sicherheit).
Speicherdauer: Session-Daten werden bei Abmeldung oder Konto-Löschung entfernt.
Hochgeladene Dokumente werden auf einem lokal betriebenen S3-kompatiblen Speicher (MinIO) abgelegt. Es erfolgt keine Übertragung in externe Cloud-Dienste. Jede dort abgelegte Datei wird serverseitig verschlüsselt (Fernet/AES-256) gespeichert - das gilt einheitlich für alle Dateiuploads der Plattform, u.a. Dokumente im Dokumenten-Chat sowie Bilder im Prozessanalyse-Agenten. Bei manchen Agenten (z.B. Excel-Analyse-Agent, Dokument-/Datenquelle des Prozessanalyse-Agenten) wird die hochgeladene Originaldatei nach der Verarbeitung ohnehin nicht dauerhaft gespeichert, sondern unmittelbar gelöscht bzw. gar nicht erst auf den Server übertragen (siehe jeweilige Abschnitte).
Wenn Sie den Meeting-Agenten nutzen, wird eine von Ihnen hochgeladene oder im Browser aufgenommene Audiodatei einer Besprechung verarbeitet. Dabei werden verarbeitet:
Hinweis nach § 201 StGB: Die Aufzeichnung des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nur mit Zustimmung aller Gesprächsteilnehmenden zulässig. Vor dem Hochladen bzw. Verarbeiten einer Aufnahme bestätigen Sie aktiv per Checkbox, dass alle Teilnehmenden der Aufzeichnung und Verarbeitung zugestimmt haben. Diese Bestätigung wird mit Zeitstempel und IP-Adresse protokolliert.
Die erstellten Inhalte (Protokoll, Zusammenfassung, Prozessanalyse) werden automatisiert durch ein KI-System erzeugt und entsprechend gekennzeichnet (Transparenzpflicht gemäß Art. 50 EU AI Act). Bitte prüfen Sie die Ergebnisse vor Weitergabe oder geschäftlicher Nutzung.
Auf Wunsch können Sie das Protokoll per E-Mail versenden oder über einen zeitlich begrenzten Link (30 Tage gültig) externen Personen zur Freigabe vorlegen, ohne dass diese sich einloggen müssen.
Zweck: Automatisierte Erstellung von Besprechungsprotokollen und optionaler Prozessdokumentation.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie – hinsichtlich der Aufzeichnung selbst – die Einwilligung aller Teilnehmenden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 201 StGB).
Speicherdauer: Die Audioaufnahme und das Rohtranskript werden automatisch nach 90 Tagen gelöscht (Grundsatz der Speicherbegrenzung, Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Das strukturierte Besprechungsprotokoll bleibt darüber hinaus bestehen, bis Sie es manuell löschen oder Ihr Konto gelöscht wird. Eine sofortige manuelle Löschung von Aufnahme, Transkript und Protokoll ist jederzeit über den Button „Löschen" möglich.
Sicherheit: Audioaufnahmen werden verschlüsselt (Fernet/AES) im MinIO-Speicher abgelegt.
Daten: Hochgeladene Excel-Dateien, Ihre Fragestellung sowie der daraus erstellte KI-Analysebericht (bzw. eine reine Inhaltszusammenfassung, falls keine sinnvolle Analyse möglich ist) zum Download.
Zweck: KI-gestützte Auswertung von Tabellendaten. Auf Wunsch führt der Agent eine vertiefte, teilautonome Analyse durch: Er wählt selbstständig mehrere Auswertungen aus, verfolgt Auffälligkeiten weiter und erstellt ein priorisiertes Ergebnis-Dossier. Die eigentlichen Kennzahlen werden dabei von einer Berechnungslogik ermittelt, ein Sprachmodell formuliert Zusammenfassung, Einordnung und Hypothesen (EU AI Act, Art. 50).
Überwachte Ordner (Posteingang): Sie können einen app-internen Ordner-Bereich einrichten, in dem abgelegte Excel-Dateien ausgewertet werden. Im Modus „nur manuell" geschieht das auf Ihren Klick. Im automatischen Modus prüft der Agent den Eingang alle 15 Minuten, wertet neue Dateien aus, legt die Ergebnisberichte in einem Unterordner ab und verschiebt die Quelldateien in einen Unterordner „Zwischenablage". Optional wird nach jedem Lauf eine Benachrichtigungs-E-Mail an von Ihnen hinterlegte Adressen versandt.
Automatische Gruppierung und Zusammenführung: Der Agent ordnet jede abgelegte Datei anhand ihrer Spalten- und Blattstruktur sowie des Dateinamens automatisch einem Sachverhalt („Serie") zu; dazu wird u. a. ein Sprachmodell mit einer Ja/Nein-Plausibilitätsfrage befragt (Spaltennamen und wenige Beispielzeilen). Werden zu einem Sachverhalt fortlaufend Dateien geliefert, führt der Agent deren Inhalte zu einem Gesamtbestand über die Zeit zusammen (rein rechnerisch in Python; Duplikate je Zeitraum werden entfernt, die neueste Lieferung gewinnt) und wertet diesen aus. Sie können Zuordnungen jederzeit korrigieren. Führen Sie hierüber Dateien zusammen, die ursprünglich für unterschiedliche Zwecke erhoben wurden, prüfen Sie bitte die Vereinbarkeit mit dem Erhebungszweck (Zweckbindung, Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Mitbestimmung des Betriebsrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG): Der automatische Ordner-Modus ist eine automatische technische Einrichtung, die geeignet sein kann, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen (etwa wenn regelmäßig Tabellen mit Beschäftigtenbezug ausgewertet werden). Das gilt verstärkt, weil der Agent fortlaufende Lieferungen automatisch zu einem Verlauf über die Zeit zusammenführt – eine solche dauerhafte Zeitreihe kann Entwicklungen einzelner Personen oder Bearbeiter über Monate sichtbar machen. Der Modus ist daher technisch gesperrt, bis eine Administratorin bzw. ein Administrator im Admin-Bereich bestätigt, dass entweder kein Betriebsrat besteht oder dessen Zustimmung mit schriftlichem Nachweis vorliegt. Der manuelle Datei-Upload und manuell ausgelöste Ordner-Läufe sind hiervon nicht betroffen. Diese Bestätigung prüft nur, ob eine Erklärung samt Nachweis vorliegt – für die inhaltliche Richtigkeit sowie eine geeignete Rechtsgrundlage bzw. Mitbestimmung bleiben Sie als verantwortliche Stelle zuständig.
Hinweis zu Daten Dritter: Enthalten die hochgeladenen Excel-Dateien personenbezogene Daten Dritter (z. B. Kunden- oder Mitarbeiterlisten), sind Sie als Nutzerin oder Nutzer dafür verantwortlich, eine geeignete Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung sicherzustellen; wir empfehlen, Daten nach Möglichkeit vor dem Upload zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Speicherdauer: Bei Einzel-Upload werden hochgeladene Datei, Analyseergebnis und Ergebnisbericht automatisch nach 72 Stunden gelöscht. Bei überwachten Ordnern richtet sich die Aufbewahrung von Analysen, Lieferungen (verschobenen Quelldateien) und Ergebnisberichten nach der je Serie bzw. Ordner eingestellten Frist (Standard 90 Tage); danach werden sie automatisch gelöscht (Grundsatz der Speicherbegrenzung, Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Der zusammengeführte Gesamtbestand wird nicht dauerhaft gespeichert, sondern bei jeder Analyse neu aus den einzelnen Lieferungen berechnet.
Daten: Hochgeladene Prozessdaten (z. B. Event-Logs/OCEL-Dateien, Dokumente oder Bildschirmaufnahmen von Prozessabläufen), daraus abgeleitete Prozessmodelle (klassisches und objektzentriertes Process Mining), Visualisierungen, Kommentare und Änderungsvorschläge von Prozessverantwortlichen.
Zweck: KI-gestützte Erstellung, Analyse und Dokumentation von Geschäftsprozessen im unternehmenseigenen Prozess-Repository.
Hinweis zu Daten Dritter: Hochgeladene Event-Logs und Prozessdaten können Angaben zu handelnden Personen enthalten (z. B. Bearbeiter-Kennungen, Zeitstempel einzelner Arbeitsschritte). Solche Daten können faktisch eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle von Beschäftigten ermöglichen und der Mitbestimmung des Betriebsrats unterliegen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Neue Prozessdaten-Uploads und Anreicherungen bestehender Modelle sind daher technisch gesperrt, bis eine Administratorin bzw. ein Administrator im Admin-Bereich bestätigt, dass entweder kein Betriebsrat besteht oder dessen Zustimmung mit schriftlichem Nachweis vorliegt. Diese Bestätigung prüft nur, ob eine Erklärung samt Nachweis vorliegt - für die inhaltliche Richtigkeit sowie eine geeignete Rechtsgrundlage bzw. Mitbestimmung bleiben Sie als Nutzerin bzw. Nutzer bzw. als verantwortliche Stelle zuständig; wir empfehlen, Daten nach Möglichkeit vor dem Upload zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Prozessdokumentation).
Speicherdauer: Prozessmodelle werden dauerhaft im Prozess-Repository Ihres Unternehmens vorgehalten, bis Sie diese manuell löschen oder Ihr Konto gelöscht wird.
Wir setzen ausschließlich zwei Arten von Cookies ein:
Anbieter des Affiliate-Tracking-Dienstes ist Rewardful (Corcodile LLC, USA).
Bei der Registrierung erfassen wir, über welchen Marketingkanal Sie zu uns gefunden haben:
UTM-Parameter (utm_source, utm_medium, utm_campaign),
sofern in der Registrierungs-URL enthalten, sowie optional Ihre Angabe im Dropdown-Feld
„Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?". Diese Werte werden direkt aus der Seiten-URL
bzw. Ihrer Formularangabe übernommen (kein Cookie, keine Drittanbieter-Übermittlung) und
zusammen mit Ihrem Firmenkonto gespeichert. Zusätzlich pflegen wir intern einen
Vertriebsstatus (Lead / Pilot / Kunde) zu Ihrem Konto.
Für Kontakte, die sich (noch) nicht selbst registriert haben (z. B. Kommentare in sozialen Netzwerken, Empfehlungen durch Partner, Anfragen von Beraterinnen und Beratern), führen wir eine interne Kontaktliste mit Name, Firma und/oder E-Mail-Adresse, sofern uns diese im Rahmen der Kontaktaufnahme bekannt wurden.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Marketing-Erfolgsmessung und Vertriebssteuerung).
Speicherdauer: Angaben zu registrierten Konten werden mit dem Konto gelöscht. Einträge in der internen Kontaktliste ohne fortschreitenden Kontakt (Status weiterhin „Lead") werden nach einem Jahr automatisch gelöscht; aktive Pilot- oder Kundenbeziehungen bleiben bestehen. Sie können der Speicherung jederzeit widersprechen oder Löschung verlangen, siehe Abschnitt 5.
Für den Versand transaktionaler E-Mails (Passwort-Zurücksetzen, Einladungen) nutzen wir den Dienst SendGrid (Twilio Inc., 101 Spear Street, San Francisco, CA 94105, USA). SendGrid verarbeitet dabei Ihre E-Mail-Adresse zur Zustellung. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO wurde oder wird mit SendGrid abgeschlossen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch SendGrid finden Sie unter twilio.com/legal/privacy.
Sofern Sie dem optionalen Marketing-Cookie im Cookie-Hinweis zustimmen, verarbeitet zusätzlich Rewardful (Corcodile LLC, USA) Ihre Referral-ID und Ihre IP-Adresse zur Zuordnung von Empfehlungen im Rahmen unseres Partnerprogramms. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Rewardful.
Für alle anderen Verarbeitungen (KI, Dokumente, Chats) werden keine externen Auftragsverarbeiter eingesetzt.
Geschäftskunden, die über die Plattform personenbezogene Daten Dritter verarbeiten (z. B. Beschäftigte oder externe Gesprächsteilnehmende im Meeting-Agenten), benötigen gemäß Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit uns. Eine entsprechende Vertragsvorlage steht unter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zur Verfügung.
Die KI-Verarbeitung und Datenspeicherung erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der EU / des EWR. Im Falle von SendGrid (USA) erfolgt die Übermittlung auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Im Falle von Rewardful (USA, nur bei Einwilligung zum Marketing-Cookie) erfolgt die Übermittlung ebenfalls auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.
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Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: frank.netzer@nd-digital-ki.de