Stand: August 2026
Diese AGB gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software-as-a-Service-Anwendung „Quotextrana" (nachfolgend „Dienst"), betrieben von:
Quotextrana
Frank Netzer
Am Straußenkreuz 41, 40229 Düsseldorf
Deutschland
E-Mail: frank.netzer@nd-digital-ki.de
Vertragspartner ist die bei der Registrierung angegebene Person bzw. das angegebene Unternehmen („Kunde"). Der Dienst richtet sich sowohl an Unternehmer (B2B) als auch an Verbraucher (B2C) im Sinne des § 13 BGB.
Der Dienst stellt eine cloudbasierte Plattform mit KI-gestützten Funktionen zur Verfügung, insbesondere:
Einzelne Funktionen (sog. „Agenten") können vom Kunden je nach Bedarf pro Unternehmen aktiviert oder deaktiviert werden. Der genaue Funktionsumfang kann sich im Rahmen der Weiterentwicklung des Dienstes ändern; wesentliche Kernfunktionen bleiben erhalten.
Die KI-gestützten Funktionen werden ausschließlich mit lokal betriebenen Modellen (Sprachmodell Meta Llama 3 über Ollama; Transkription über OpenAI Whisper) realisiert; es findet keine Datenübermittlung an externe KI-Anbieter statt.
Der Vertrag kommt durch die Online-Registrierung und Bestätigung dieser AGB sowie der Datenschutzerklärung zustande. Neuen Kunden steht ein kostenloser Testzeitraum von 30 Tagen mit eingeschränktem Lizenzumfang zur Verfügung. Wird innerhalb des Testzeitraums kein kostenpflichtiges Abonnement abgeschlossen und auch kein Free-Plan bewilligt, endet der Zugang zum Dienst automatisch nach Ablauf der 30 Tage.
Alternativ kann der Kunde die kostenlose Nutzung im Rahmen eines eingeschränkten „Free-Plans" beantragen; die Freischaltung erfolgt nach Prüfung durch den Anbieter.
Nach Ablauf des Testzeitraums wird der Dienst nutzerbasiert monatlich abgerechnet (Preis pro aktivem Nutzerkonto und Monat, zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer). Der aktuell gültige Preis wird vor Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements im Bestellprozess angezeigt. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe; Rechnungen sind über das Kunden-Portal einsehbar.
Kostenpflichtige Abonnements laufen bis auf Widerruf und sind monatlich zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode kündbar. Die Kündigung kann jederzeit über das Kunden-Portal (Stripe Customer Portal) erklärt werden. Nach Kündigung bzw. Ablauf des Abonnements bleiben die Daten des Kunden für eine Übergangsfrist von 30 Tagen gespeichert, damit ein Export oder eine erneute Aktivierung möglich ist; danach werden sämtliche Unternehmensdaten unwiderruflich gelöscht.
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Seiten unberührt.
Widerrufsrecht für Verbraucher: Verbrauchern steht grundsätzlich ein 14-tägiges Widerrufsrecht gemäß § 312g BGB zu. Details finden Sie in der Widerrufsbelehrung.
Der Kunde verpflichtet sich, den Dienst nur im Rahmen der geltenden Gesetze zu nutzen und keine rechtswidrigen Inhalte zu verarbeiten. Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln; der Kunde haftet für Handlungen, die unter Verwendung seiner Zugangsdaten vorgenommen werden, soweit er dies zu vertreten hat.
Der Meeting-Agent verarbeitet vom Kunden bereitgestellte Audioaufnahmen von Besprechungen. Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, vor jeder Aufzeichnung die erforderliche Zustimmung sämtlicher Gesprächsteilnehmenden einzuholen. Das Aufzeichnen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ohne Einwilligung aller Beteiligten ist in Deutschland gemäß § 201 StGB strafbar. Der Anbieter stellt hierfür lediglich eine technische Bestätigungsfunktion (Checkbox mit Zeitstempel und IP-Protokollierung) bereit; die inhaltliche Prüfung, ob tatsächlich alle Teilnehmenden zugestimmt haben, obliegt ausschließlich dem Kunden.
Sofern durch Meeting-Aufzeichnungen personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, hat der Kunde als Arbeitgeber zu prüfen, ob Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats (z. B. § 87 BetrVG) berührt sind, und ggf. erforderliche Betriebsvereinbarungen zu treffen.
Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die daraus entstehen, dass der Kunde entgegen den vorstehenden Pflichten Aufnahmen ohne wirksame Zustimmung der betroffenen Personen erstellt oder verarbeitet.
Aufnahmen und Transkripte werden aus Gründen der Datensparsamkeit automatisch nach 90 Tagen gelöscht; das daraus erstellte Besprechungsprotokoll bleibt bestehen (siehe Datenschutzerklärung, Abschnitt 2.8).
Der Prozessanalyse-Agent verarbeitet vom Kunden bereitgestellte Prozessdaten (z. B. Event-Logs/OCEL-Dateien), die Bearbeiter-Kennungen und Zeitstempel einzelner Arbeitsschritte von Beschäftigten enthalten können. Solche Daten können faktisch eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ermöglichen und der Mitbestimmung des Betriebsrats unterliegen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Neue Prozessdaten-Uploads und Anreicherungen bestehender Modelle sind gesperrt, bis der Kunde im Admin-Bereich bestätigt, dass entweder kein Betriebsrat besteht oder dessen Zustimmung vorliegt. Der Anbieter stellt hierfür lediglich eine technische Bestätigungsfunktion (Erklärung mit Zeitstempel und Pflicht-Upload eines schriftlichen Nachweises) bereit; die inhaltliche Prüfung, ob tatsächlich Mitbestimmungsrechte berührt sind und ob eine wirksame Zustimmung des Betriebsrats vorliegt, obliegt ausschließlich dem Kunden. Der Kunde ist als Arbeitgeber allein dafür verantwortlich, vor der Verarbeitung solcher Daten zu prüfen, ob Mitbestimmungsrechte berührt sind, ggf. erforderliche Betriebsvereinbarungen zu treffen und die Daten nach Möglichkeit vor dem Upload zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren.
Prozessmodelle bleiben dauerhaft im Prozess-Repository des Kunden bestehen, bis dieser sie manuell löscht oder das Konto gelöscht wird (siehe Datenschutzerklärung, Abschnitt 2.10).
Der Excel-Analyse-Agent kann so eingerichtet werden, dass er einen vom Kunden definierten Ordner-Bereich automatisch alle 15 Minuten auf neu abgelegte Excel-Dateien prüft und diese per KI auswertet. Werden dort regelmäßig Tabellen mit Beschäftigtenbezug abgelegt, kann diese automatische Einrichtung als Überwachungseinrichtung im Sinne des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gelten. Der automatische Modus ist daher gesperrt, bis der Kunde im Admin-Bereich bestätigt, dass entweder kein Betriebsrat besteht oder dessen Zustimmung mit schriftlichem Nachweis vorliegt. Der manuelle Datei-Upload und manuell ausgelöste Ordner-Läufe sind hiervon nicht betroffen. Der Anbieter stellt hierfür lediglich eine technische Bestätigungsfunktion bereit; die inhaltliche Prüfung obliegt ausschließlich dem Kunden. Analysen, Lieferungen (in die „Zwischenablage" verschobene Quelldateien) und Ergebnisberichte werden nach der vom Kunden je Serie bzw. Ordner eingestellten Frist (Standard 90 Tage) automatisch gelöscht.
Der Agent ordnet abgelegte Dateien automatisch Sachverhalten zu und führt fortlaufende Lieferungen zu einem Gesamtbestand über die Zeit zusammen. Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass so zusammengeführte Daten demselben Erhebungszweck dienen, und prüft die automatischen Zuordnungen; er kann sie jederzeit korrigieren.
Zusammenfassungen, Transkripte, Protokolle, Bewertungen und Visualisierungen werden automatisiert durch KI-Systeme erstellt (vgl. Transparenzpflicht nach Art. 50 EU AI Act) und können fehlerhaft, unvollständig oder ungenau sein. Der Kunde ist verpflichtet, KI-generierte Ergebnisse vor geschäftlicher Verwendung, Weitergabe oder rechtlich relevanter Nutzung eigenverantwortlich zu prüfen. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit KI-generierter Inhalte.
Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit des Dienstes, kann jedoch aufgrund von Wartungsarbeiten, technischen Störungen oder Umständen außerhalb seines Einflussbereichs keine ununterbrochene Verfügbarkeit garantieren.
Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie nach Maßgabe des Produkthaftungsgesetzes. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Die Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit bleibt unberührt.
Einzelheiten zur Verarbeitung personenbezogener Daten ergeben sich aus der Datenschutzerklärung.
Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, sofern dies zur Anpassung an geänderte Rechtslage, Rechtsprechung oder aus technischen Gründen erforderlich ist. Über wesentliche Änderungen wird der Kunde rechtzeitig informiert und erhält Gelegenheit zum Widerspruch bzw. zur Kündigung.
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gegenüber Verbrauchern gilt dies nur, soweit zwingende Verbraucherschutzvorschriften ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts nicht entgegenstehen. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Düsseldorf Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertragsverhältnis. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.